Informes con notas de voz geolocalizadas en empresas
Buenas prácticas de toma de información y privacidad
Las «máquinas» cada vez nos entienden mejor, o al menos, si no nos entienden, son capaces de extraer la información relevante de lo que decimos.
Aún están lejos de interpretar correctamente el 100% de una conversación, al menos sin consumir unos recursos desmesurados, pero ya podemos aprovecharnos de la tecnología para realizar la primera fase de un informe a través de notas de voz.
Desplazarnos a una delegación o sucursal de la empresa, o a un cliente a atender una incidencia es solo el principio de una tarea que debe ser documentada con precisión. Interrumpir el trabajo para rellenar múltiples campos de información, rellenar casillas, bien sean en papel que se moja, arruga y ensucia, o bien sea en una tableta en la que la cobertura de datos nos la juega cada dos por tres, no es la mejor solución.
Eso es solo la solución que tenemos más a mano y que no nos queda más remedio que usar.
¿Podemos mejorar el proceso y grabar una nota de voz con toda la información para luego revisarla en la oficina en unos minutos?
Podemos hacerlo, y será más efectivo cuando mejor grabemos esa nota de voz. Eso es lo que vamos a ver en este contenido, además de comentar las consideraciones relativas a la privacidad de la información.
Del trabajo de campo al mapa
Una inspección, una visita técnica o un recorrido de mantenimiento generan información que la empresa necesita conservar. Sin embargo, muchas observaciones terminan repartidas entre libretas, correos electrónicos, mensajes de Whatsapp difíciles de encontrar y unificar.
Cuando llega el momento de preparar el informe, tenemos que reconstruir qué ocurrió, dónde y qué queda pendiente.
Mediante notas de voz organizadas por proyectos podemos acumular toda la información que necesitamos. Tranquilo, no tendrás que escuchar los audios, la transcripción y la extracción de entidades y análisis semántico se encargan de eso.
Para hacer algo así necesitamos que los registros de audio estén bien hechos. EL GPS del móvil nos dará la posición, y gracias a la variedad de satélites de geoposicionamiento actual, la precisión es más que suficiente para la mayoría de los casos.
Si queremos ser precisos con el trabajo de campo siempre podemos seguir las recomendaciones de georeferenciación que nos marcan los expertos. Cuando queremos que ese registro se muestre en un mapa en relación con otros registros, nos interesa tanto la posición indicada por los satélites como la localización general y precisa que nosotros podemos aportar en el registro de voz. Toda esa información quedará acumulada en los registros que se visualizan en el mapa y complementarán las coordenadas de latitud y longitud que nos han aportado los sistemas de geoposicionamiento global (GNSS).
Registrar las observaciones en el momento
Hacer el trabajo no es la dificultad, documentarlo es la tarea incómoda.
¿Por qué esperar a «más tarde» y arriesgarnos a no registrar con precisión el trabajo realizado o la incidencia detectada? Nos ponemos a escribir lo que hemos hecho o visto y es entonces cuando nos hacemos preguntas sobre los detalles de la tarea.
Si grabamos una nota de voz en el momento en el que estamos realizando el trabajo, nos haremos esas mismas preguntas y las podremos responder en el momento. Podemos grabar tantas notas de voz vinculadas al mismo lugar como queramos.
Con el móvil de siempre registramos la nota de voz geolocalizada y cuando haya conexión subirá automáticamente al proyecto que procesa la información a la espera de nuestra revisión y confirmación.
La documentación de una tarea no depende de nuestra memoria, de recordar los detalles y de no mezclarlos con los de otra tarea porque hemos documentado en el momento lo que ha sucedido y donde ha sucedido.
Cómo convertir una nota de voz en información
En el momento de grabar las notas de voz es conveniente seguir algunas pautas para que el trabajo de revisión posterior sea el mínimo posible. Algunas de estas buenas prácticas son las siguientes:
- El posicionamiento por GPS no va a equivocarse, aún así, es muy útil disponer de un vistazo de la ubicación y los detalles de la misma. Lo primero que recomendamos hacer es mencionar la localización y los detalles que sean relevantes para un seguimiento posterior.
- Cada procedimiento tiene unas necesidades de información, y conviene que las mencionemos de forma explícita en el audio. No basta indicar «grieta en la pared sur» sino «Desperfecto: grieta en la pared sur; alcance: un metro; gravedad: media». De esta manera siguiendo el ejemplo, «desperfecto, alcance y gravedad» son entidades de información que se podrán extraer de forma automática en el sistema de gestión.
- Los informes pueden llevar antecedentes y recomendaciones de acción. Los antecedentes que han provocado nuestra visita pueden estar indicados en un correo electrónico o en un mensaje de Whatsapp. Mientras grabamos la nota de voz es el momento de mencionar el motivo de nuestra visita para que quede registrado automáticamente, así como las acciones previstas que tendrán lugar.
En determinados contextos solo necesitamos informar de que una tarea se ha concluido. Podemos seguir estas pautas generales y mencionar de forma expresa conceptos como los siguientes:
- Elemento revisado o acción llevada a cabo. Si es relevante la fecha y hora, aunque queda marcada en el audio, conviene decirlo de forma expresa.
- Observación: qué has visto, comprobado o cómo ha concluido la tarea.
- Condición relevante: qué circunstancia alrededor de la tarea o actividad son relevantes para calificarla.
- Actuación propuesta: qué debería revisarse o hacerse después, si ha quedado algo pendiente, etc.
Del registro geolocalizado a la mejora de procesos
El valor de una herramienta de informes de campo crece cuando sus registros se utilizan para revisar el trabajo. Es decir, no solo documentamos de manera ordenada lo que se ha hecho, sino que podemos clasificar las tareas por los parámetros y filtros que queramos para comparar situaciones, fechas, temporadas, tipos de acciones o lo que queramos. Todo esto sobre un mapa.
Cuando hacemos este análisis comparativo entramos en la mejora de procesos y en la gestión de calidad.
Privacidad y acceso a la información empresarial
Las notas pueden contener voces, ubicaciones e información relacionada con personas. Por eso, antes de implantar el procedimiento conviene definir su finalidad, quién accede y cuánto tiempo se conserva la información.
La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales aborda la geolocalización y destaca la información a las personas trabajadoras, la proporcionalidad y la limitación de la finalidad. Documentar una intervención requiere evaluar el tratamiento concreto, especialmente si permite conocer ubicaciones de trabajadores.
Si utilizas GeoRec la información nunca sale de la plataforma, no se comparte con ningún servicio de terceros (los procesos en los que interviene la IA son locales y privados), y los permisos de la plataforma detallados por usuario ayudan a organizar el acceso a la información dentro de las medidas y obligaciones que correspondan a la empresa.
Preguntas frecuentes sobre informes con notas geolocalizadas
¿La nota de voz sustituye el informe técnico?
La nota aporta información de origen. El informe final puede necesitar análisis, validación profesional y una estructura específica según el servicio.
¿Pueden colaborar varias personas?
GeoRec permite organizar proyectos compartidos y ajustar permisos para registrar, consultar y completar información del equipo.
¿Cómo plantear un caso concreto para mi empresa?
Describe tu actividad, qué necesitas registrar y cómo preparas hoy tus informes. Puedes contactar con GeoRec para explicar ese flujo de trabajo y adaptamos los perfiles de extracción de datos y puedes configurar las entidades de información que necesitas.
Empieza a documentar tu actividad con GeoRec
Convertir las observaciones del terreno en información localizable empieza con un hábito sencillo: registrar cada hallazgo con su contexto. Prueba GeoRec y descubre cómo las notas de voz geolocalizadas pueden ayudarte a preparar informes y compartir conocimiento dentro de tu empresa.